La véritable transformation numérique des entreprises passe par une confiance totale dans la digitalisation. En acceptant cela comme l’épine dorsale du progrès et de la compétitivité de toute organisation, n’est-ce pas ?
Dans un contexte générique, la transformation numérique est quelque chose de stratégique et transversal pour une entreprise qui implique tous les services et le personnel de celle-ci pour laquelle des mesures sont adoptées telles que l’établissement d’une facture électronique au lieu d’envoyer sur papier, générer et consulter des dossiers clients via un gestionnaire de documents au lieu d’Excel, numériser (scanner et capturer des données) des documents et des factures pour rationaliser les processus internes et contrôler les paiements, etc. Chacune de ces étapes est la digitalisation des différents contenus de l’entreprise.
Par où commence une entreprise quand on parle de digitalisation ?
C’est la Direction qui doit fixer les lignes directrices de la digitalisation. La démarche d’élimination du papier dans les services administratifs, des ressources humaines et de gestion des clients et fournisseurs est courante ; en production avec l’amélioration des processus, en marketing pour rationaliser les portefeuilles clients et clients potentiels, etc. La priorité est fixée par la situation actuelle de l’entreprise par rapport au marché.
Il ne faut pas oublier qu’il existe de nombreux secteurs, comme les avocats, les hôpitaux… qui disposent d’une infinité de documentation active ou passive à numériser et donc difficiles à consulter.
Bien entendu, le papier est encore utilisé comme support documentaire non seulement dans les entités qui créent et maintiennent régulièrement des fichiers volumineux internes ou externes à l’entité, comme les cliniques, les hôpitaux, les avocats, les médecins, les notaires, mais dans de nombreuses entreprises qui le souhaitent encore. la transformation numérique ne peut pas se faire pour des raisons économiques, à cause du personnel possédant des compétences numériques, à cause de la direction elle-même qui ne fixe pas les lignes directrices du changement et même à cause de la résistance au changement. Mais c’est sans aucun doute une question de temps.
À quel point la numérisation massive du papier peut-elle être laborieuse ?
Eh bien, lorsqu’il s’agit de numériser (numériser) des documents papier, vous devez vous demander si tous les documents doivent être numérisés. En général non, mais il faut faire une évaluation des fichiers temporaires, des fichiers externes, ou des fichiers décentralisés dans l’entreprise pour évaluer quels fichiers sont actifs, passifs car ne génèrent pas de requêtes., les garder par des règlements, etc. Il existe des cas particuliers comme les essais cliniques qui doivent être conservés 25 ans (sur papier ou numérique).
Mais La numérisation ne consiste pas seulement à numériser des documents, mais plutôt créer des index pour que chaque unité documentaire puisse être recherchée et trouvée rapidement, avoir une traçabilité de chaque document, capturer les données du document avec des processus automatiques, valider les données obtenues pour obtenir des erreurs, etc. Autrement dit, activer et améliorer les processus dits métier pour améliorer la fiabilité et la sécurité.
De quoi parle-t-on lorsque l’on parle de numérisation certifiée ?
La numérisation certifiée est un processus par lequel la numérisation (numérisation) des documents est effectuée avec un logiciel approuvé par l’administration fiscale afin que les images et les données obtenues au cours du processus puissent être garanties.
La L’obligation initiale de l’administration fiscale d’établir ce type de numérisation concerne les factures reçues. De cette manière, les images et les données obtenues peuvent être présentées dans une base de données pour n’importe quel exercice fiscal et n’importe quel contrôle fiscal.
Pourquoi la facturation électronique est-elle si importante et nécessaire ?
Premièrement, en raison des avantages économiques découlant de l’automatisation du processus, en éliminant les coûts d’impression, les erreurs de personnel, les délais de collecte, les dossiers papier, entre autres.
Aussi parce que La facture électronique intègre des fonctionnalités essentielles qui garantissent l’authenticité du document et d’intégrité comme la signature électronique et permet l’échange de données entre factures qui facilitent la gestion et la modification.
Un concept qui a acquis une certaine pertinence ces derniers temps est celui de l’anonymisation : en quoi consiste-t-il et comment peut-il aider les entreprises ?
Il sera d’une grande aide pour les entreprises qui envisagent vos fichiers numériques données confidentielles, telles que Cliniques et Hôpitaux, avocats, services des Ressources HumainesPrévention des risques, entre autres, et souhaitent améliorer la sécurité et la confidentialité.
L’anonymisation élimine les données susceptibles d’être protégées afin qu’elles puissent être utilisées librement, par exemple dans un contrat, les noms et prénoms, adresses, dates, villes, etc. dans le but que ce contrat puisse être vu/consulté par différents personnels de l’entreprise pour des formations ou comme référence pour des cas similaires.
L’anonymisation peut être réversible ou irréversible et les données peuvent être remplacées par des astérisques ******, par des données différentes, ou encore par des lignes superposées aux données.
Les solutions complètes de traitement du langage naturel ou de PNL changent-elles la façon dont les entreprises font face à la numérisation ?
La traduction automatique multilingue, l’anonymisation, la classification automatique des documents, la synthèse, l’analyse des sentiments sont des solutions de traitement du langage naturel et des processus avancés en matière de numérisation.
La PNL est basée sur des algorithmes et des modèles mathématiques qui permettent aux ordinateurs d’analyser le texte et d’identifier des modèles grâce à une analyse syntaxique, lexicale et sémantique. de mots et de phrases. Il ne fait aucun doute que les changements seront profonds dans de nombreux secteurs.
Comment STD aide-t-il les entités publiques et privées ?
Nos solutions documentaires s’adaptent aux entités et départements en fonction de leurs exigences et besoins :
Les gestionnaires de documents aident beaucoup dans la gestion des documents numériques ; La digitalisation des processus métiers comme la numérisation massive de documents et la capture de données rationalise la gestion administrative et comptable ; la conservation physique et numérique des documents et des données préserve les documents papier et numériques importants ; l’anonymisation permet de divulguer des documents importants afin que d’autres services puissent les utiliser et s’affranchir de la réglementation sur la protection des données ; la synthèse des données permet d’obtenir des résumés de contenu ; et La suppression sécurisée des données est une garantie d’élimination des données sur tout support numérique, apportant une preuve numérique.
