Installez-vous avec les données nécessaires pour valider les factures GPO et assurez-vous de ne pas être surchargé.
Les problématiques de supply chain deviennent de plus en plus complexes. Non seulement à cause des complications quotidiennes – fret, approvisionnement, douane, etc. – mais à cause du nombre d’acteurs sur le terrain. De plus en plus, en particulier dans des domaines tels que la restauration et la santé, les achats sont gérés par un intermédiaire tiers appelé «Group Purchasing Organization» ou «GPO».
Un GPO gagne de l’argent en regroupant de petits acheteurs et en négociant les prix en leur nom. En regroupant les acheteurs, le GPO augmente le volume qu’ils peuvent apporter aux fabricants et est ainsi en mesure d’obtenir de meilleurs prix. Pour gagner de l’argent, le GPO prend généralement une part des économies qu’il a créées pour ses acheteurs.
Par exemple, si une caisse de brocoli coûte 10 $ sur le marché libre, un GPO pourrait négocier un prix d’achat de 8 $ pour ses membres. Généralement, le client final achètera néanmoins la caisse de brocoli par les canaux normaux (comme un distributeur alimentaire) pour 10 $. Le fabricant paie ensuite la différence de 2 $ directement au GPO. Le GPO, à son tour, remet une partie – disons, 1 $ – à l’acheteur. Le prix net de l’acheteur est donc de 9 $ – un dollar de moins que ce qu’il peut faire sur le marché libre – et le GPO gagne 1 $. Tout le monde y gagne. Quelquefois.
Tout le monde y gagne lorsque le système fonctionne comme il se doit. Mais ce n’est pas toujours le cas. Par exemple, le GPO peut prétendre qu’il a vendu plus de caisses de brocoli qu’il ne l’a fait. Ou le GPO peut demander son remboursement pour les cas qui n’ont pas été achetés via le GPO. Par exemple, si le distributeur organise une vente et que le brocoli est proposé à 7,50 $ la caisse, l’acheteur peut acheter directement via cette transaction, mais le GPO peut toujours essayer de réclamer ses 2 $. À ce stade, le fabricant perd probablement de l’argent sur la vente en ne rapportant que 5,50 $ sur un boîtier qui se vend généralement 10 $.
Le problème est que les fabricants ne savent souvent pas quels achats ont été effectués via le GPO et lesquels ne l’ont pas été. Ils reçoivent une facture globale du GPO avec très peu de détails. Et la plupart des fabricants n’ont guère d’autre choix que de payer la facture – sinon, le volume de ce GPO sera non seulement perdu, mais ira probablement au concurrent du fabricant.
Récemment, le fabricant de jus Gregory Packaging a tenu tête à Foodbuy, le plus grand GPO du secteur de la restauration (et détenu par Compass Group, la plus grande entreprise de restauration au monde). Premièrement, Gregory Packaging a refusé de payer environ 1 million de dollars de factures à Foodbuy, affirmant que les factures ne reflétaient pas fidèlement les achats des membres de Foodbuy. Gregory Packaging n’a pas renouvelé son contrat avec Foodbuy et a laissé les achats de Foodbuy aller à un concurrent.
Foodbuy a poursuivi Gregory Packaging pour ce million de dollars de factures impayées. Le tribunal a toutefois conclu que Foodbuy avait facturé Gregory Packaging pour des produits qu’il n’avait pas vendus. années et a accordé 9,2 millions de dollars de dommages-intérêts et 14 millions de dollars supplémentaires à titre de pénalité pour les pratiques commerciales déloyales et trompeuses de Foodbuy. Autrement dit, après être poursuivi pour 1 million de dollars, Gregory Packaging rétabli plus de 23 millions de dollars de Foodbuy.
Cette affaire montre que les factures GPO doivent être validées par les fabricants. Ils ne peuvent être acceptés au pied de la lettre.
Cependant, la validation des factures GPO nécessite des données. Il s’avère que Foodbuy a reçu des données des distributeurs alimentaires sur tout des achats de ses membres. Il a ensuite facturé Gregory Packaging si le client achetait via Foodbuy ou via un autre canal.
La leçon apprise ici est double. Premièrement, lors de la négociation d’accords avec des GPO, les fabricants doivent éviter d’être distraits par le volume important (et les dollars associés) et s’assurer que l’accord inclut la transparence. Il faut déterminer quelles données sont nécessaires pour s’assurer que les ventes sont effectivement nouvelle entreprise apportée par le GPO et non le GPO réclamant des ventes que le fabricant aurait réalisées de toute façon. Ensuite, avec ces données en main, les fabricants doivent passer par le processus laborieux de validation de ces factures. Cela a un coût, et ce coût doit être pris en compte dans tout accord GPO pour s’assurer qu’il est rentable. Il existe des logiciels qui peuvent aider, mais certains problèmes nécessiteront toujours une analyse humaine.
Le cas de Gregory Packaging peut être utilisé comme guide pour montrer ce que les fabricants doivent prendre en compte et pour convaincre les GPO de leur importance. Les GPO agissant honnêtement ne devraient avoir aucun problème à remettre les données afin que leurs factures puissent être correctement validées. De cette façon, toutes les parties sont sûres que le système GPO fonctionne – les GPO apportent de nouvelles affaires aux fabricants et les fabricants offrent une remise en retour. Si le GPO refuse de remettre les données nécessaires pour valider ses factures, il y a probablement un problème.
Russ-Ferguson est associé du cabinet d’avocats Womble Bond Dickinson et a représenté Gregory Packaging dans le procès intenté par Foodbuy.
